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Transformation durch Partnerschaft mit KNS-IT

Erfolgsgeschichte: HellBa Kunststoffe GmbH

Die HellBa Kunststoffe GmbH hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 2009 von einem reinen Händler zu einem etablierten Verarbeiter technischer Kunststoffe entwickelt. Das Unternehmen, spezialisiert auf den Handel und die Verarbeitung von technischen Kunststoffen für industrielle Anwendungen, stand vor der Herausforderung, seine IT-Landschaft zu modernisieren und den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Mit Unterstützung des IT-Dienstleisters KNS-IT hat HellBa eine eindrucksvolle digitale Transformation durchlaufen, die das Unternehmen sowohl technologisch als auch operativ revolutioniert hat.
„Unsere IT-Landschaft war früher sehr rudimentär. Die Verbesserungen durch die Umstrukturierung unserer IT sind vergleichbar mit einem Sprung von der Kreisliga in die Champions League,“ erklärt der Geschäftsführer. „Unsere Arbeit war stark papierlastig und unsere IT-Ausstattung bestand nur aus den grundlegendsten Elementen.“ Die Defizite in der IT-Infrastruktur verlangten nach einer umfassenden Neugestaltung.
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Phase 1: Die Grundlagen schaffen

In Phase 1 konzentrierte sich HellBa darauf, die Grundlagen zu schaffen. In Zusammenarbeit mit KNS-IT wurde eine umfassende Domänenstruktur aufgebaut, die eine solide Basis für die zukünftige Entwicklung legte. Eine sichere Vernetzung der Standorte, die Migration der Server auf eine virtuelle Umgebung und die Einführung eines Backup-Systems gewährleisteten eine zuverlässige IT-Infrastruktur.

Domänenstruktur

Als die Partnerschaft mit KNS-IT 2018 begann, verfügte HellBa über keine kohärente IT-Infrastruktur. Das Unternehmen arbeitete ohne Domänenstruktur und nutzte lediglich einen kleinen Server für die Sage-Anwendung sowie TeamViewer für die Fernwartung. Als erster Schritt wurde eine umfassende Domänenstruktur aufgebaut, die eine solide Grundlage für die zukünftige Entwicklung legte.

Vernetzung

Die Standorte wurden mittels einer sicheren Wireguard-Verbindung miteinander vernetzt, was eine reibungslose Kommunikation ermöglichte. Über VPN-Lösungen erhielten die Mitarbeiter die Möglichkeit, auch von zu Hause aus produktiv zu arbeiten. Die Einführung von Group Policies und Sicherheitsrichtlinien stellte sicher, dass die Zugriffsrechte anhand von Benutzerkonten verwaltet wurden.

Virtuelle Umgebung

Ein umfassendes Hardware-Upgrade ermöglichte die Migration der Server auf eine virtuelle Umgebung mit ESX und die Implementierung von virtuellen Maschinen. Ein Fileserver mit einer detaillierten Berechtigungsstruktur gewährleistete eine sichere Datenverwaltung. Zusätzlich wurde ein Backup-System implementiert, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

"Es gab separate Zuständigkeiten für Netzwerktechnik, ERP-Systeme, Telefonanlagen und sogar die Versandsoftware, was zu einer fragmentierten und ineffizienten IT-Struktur führte. Diese Zersplitterung verursachte erhebliche Performanceschwächen und führte dazu, dass viele Initiativen zur Modernisierung unserer Systeme scheiterten. Die Situation war so unbefriedigend, dass wir uns schließlich entschlossen, einen grundlegenden Wandel vorzunehmen. Bereits 2018 begannen wir mit den Vorbereitungen für eine umfassende IT-Überholung, die wir 2019 erfolgreich umsetzten. Diese Umstellung war notwendig, um die Effizienz und Leistungsfähigkeit unserer IT-Infrastruktur deutlich zu steigern und unsere Unternehmensprozesse nachhaltig zu verbessern."
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Phase 2: Optimierung der Arbeitsabläufe

Zu Beginn des Umstellungsprozesses unserer IT-Systeme hatte ich keine konkrete Vorstellung von der spezifischen Technik, die wir benötigen würden. Mein Ziel war jedoch klar, bestimmte ineffiziente Praktiken zu eliminieren, wie beispielsweise den Umgang mit Papierrechnungen im Eingangsbereich.
Ich wusste, was ich erreichen wollte – eine Digitalisierung dieser Prozesse. Die Lösungsansätze entstanden durch ein kreatives Zusammenspiel mit KNS-IT. Es war ein iterativer Prozess, bei dem wir gemeinsam Ideen entwickelten und erprobten, welche technischen Möglichkeiten am besten zu unseren Bedürfnissen passen würden. Diese Zusammenarbeit hat sich als äußerst fruchtbar erwiesen, denn seit der Einführung unserer neuen Systeme im Jahr 2019 haben wir die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutioniert. Dieser Wandel hat nicht nur zu einer effizienteren Bearbeitung geführt, sondern auch die Zufriedenheit im Team signifikant erhöht, da viele manuelle und zeitraubende Tätigkeiten automatisiert wurden.
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Terminalserver und Sage:

Um die Effizienz zu steigern, wurde die Sage-Anwendung von lokalen Clients auf einen Terminalserver verlagert, was zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit führte. Dadurch ergeben sich für HellBa nun folgende Vorteile:

  1. Zentrale Verwaltung:
    Die Anwendung wird zentral verwaltet, wodurch Updates und Wartungsarbeiten effizient durchgeführt werden können. Das reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Ausfallzeiten.

  2. Optimierte Arbeitsgeschwindigkeit:
    Mitarbeiter greifen über den Terminalserver auf eine einheitliche, leistungsfähige Infrastruktur zu, was zu einer spürbaren Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit führt.

  3. Erhöhte Sicherheit:
    Da sensible Daten nur auf dem zentralen Server gespeichert werden, erhöht sich die Datensicherheit und Compliance. Zugriffsrechte können durch die IT-Abteilung präzise verwaltet werden.

  4. Remote-Zugriff:
    Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten und sogar aus dem Homeoffice auf die Sage-Anwendung zugreifen, ohne Einbußen bei der Geschwindigkeit oder Sicherheit hinnehmen zu müssen.

E-Mail-Archivierung

KNS-IT implementierte eine umfassende E-Mail-Archivierung und migrierte den Mailserver zu Office 365, was eine nahtlose Integration von Outlook und Teams ermöglichte. Durch die Implementierung einer umfassenden E-Mail-Archivierung werden alle geschäftsrelevanten E-Mails zentral und sicher archiviert. Die Archivierung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, indem alle ein- und ausgehenden E-Mails manipulationssicher gespeichert werden. Im Falle versehentlich gelöschter oder verlorener E-Mails können diese problemlos aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Ein leistungsstarkes Suchsystem ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und effizient nach bestimmten E-Mails zu suchen, was die Produktivität steigert. Durch die Entlastung des primären E-Mail-Servers konnten Speicherkapazitäten optimiert und die Serverleistung verbessert werden.

Migration zu Office 365

Dank der nahtlosen Integration von Outlook und Teams können Mitarbeiter mühelos auf E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen sowie sofort Nachrichten und Video- oder Audioanrufe über Microsoft Teams starten. Gemeinsame Kalender und Kontakte fördern die Zusammenarbeit und optimieren die Terminplanung. Der Zugang zu OneDrive for Business und SharePoint erleichtert den sicheren Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit. Die Cloud-basierte Lösung ermöglicht den Zugriff auf E-Mails und Dateien von überall.Sicherheit und Compliance:
Office 365 bietet fortschrittliche Sicherheits- und Compliance-Funktionen, darunter Mehrstufige Authentifizierung, DLP (Data Loss Prevention) und E-Mail-Verschlüsselung, die HellBa beim Schutz sensibler Daten unterstützen. Die skalierbare Architektur von Office 365 ermöglicht es HellBa, Dienste je nach Bedarf anzupassen, und bietet flexible Preismodelle.

Proaktives Monitoring

Mit der Einführung von PRTG wurde ein Systemmonitoring implementiert, das eine proaktive Überwachung der IT-Infrastruktur sicherstellt. Diese Lösung überwacht kontinuierlich alle wichtigen Netzwerkkomponenten, Server, virtuellen Maschinen und Anwendungen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Die Überwachung der Server-Performance und Speicherauslastung ermöglicht die Identifizierung potenzieller Ausfälle und die Durchführung präventiver Wartungsarbeiten. Kritische Schwellenwerte für CPU, RAM und Festplattenspeicher lösen automatische Benachrichtigungen an das IT-Team aus.

Virtuelle Maschinen: Virtuelle Maschinen auf der ESX-Plattform werden überwacht, um einen effizienten und sicheren Betrieb zu gewährleisten.

Anwendungs- und Service-Monitoring: Anwendungen wie Sage, Office 365 und Terminalserver werden kontinuierlich überwacht, um Probleme wie fehlerhafte Anmeldungen, Verbindungsprobleme oder Leistungseinbrüche frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Alarmierung und Berichterstellung: PRTG informiert das IT-Team sofort per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung bei Problemen. Detaillierte Berichte und Dashboards bieten einen schnellen Überblick über die IT-Infrastruktur.

Netzwerküberwachung

PRTG überprüft den Zustand von Netzwerkkomponenten wie Router, Switches und Firewalls, misst die Bandbreitennutzung und erkennt frühzeitig mögliche Engpässe, sodass HellBa rechtzeitig Maßnahmen ergreifen kann, um Netzwerkprobleme zu verhindern.

Server-Monitoring

Durch die Überwachung von Server-Performance und Speicherauslastung können potenzielle Ausfälle identifiziert und präventive Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Kritische Schwellenwerte für CPU, RAM und Festplattenspeicher ermöglichen eine automatische Benachrichtigung des IT-Teams.

Anwendungs- und Service-Monitoring

Anwendungen wie die Sage-Anwendung, Office 365 und die Terminalserver werden kontinuierlich überwacht, und potenzielle Probleme wie fehlerhafte Anmeldungen, Verbindungsprobleme oder Leistungseinbrüche können frühzeitig behoben werden.

Alarmierung und Berichterstellung

PRTG informiert das IT-Team sofort per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung bei Problemen. Detaillierte Berichte und Dashboards bieten einen schnellen Überblick über die Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur.

Vorteile für HellBa

PRTG bietet HellBa eine transparente und planbare IT-Landschaft, die proaktives Eingreifen ermöglicht und die Effizienz der gesamten IT-Infrastruktur steigert.

In Phase 2 lag der Fokus auf der Optimierung der Arbeitsabläufe. Die Verlagerung der Sage-Anwendung auf einen zentralen Terminalserver führte zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit. Durch die Implementierung einer umfassenden E-Mail-Archivierung und die Migration des Mailservers zu Office 365 konnten die Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten erheblich verbessert werden. Eine proaktive Überwachung der IT-Infrastruktur mittels PRTG ermöglichte es HellBa, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Unsere Prozesse haben sich seit 2018 drastisch verändert und sind heute nahezu vollständig digitalisiert. Ein Beispiel ist der Umstieg von Microsoft Office zu Microsoft 365, der uns eine flexiblere und effizientere Arbeitsweise ermöglicht hat. In der Fertigung haben wir die Planung und Durchführung komplett digitalisiert. Unsere Mitarbeiter nutzen jetzt Tablets direkt an den Maschinen, was die Notwendigkeit von Papier nahezu eliminiert hat. Wir sind von einem 100% papierbasierten System zu einem 98% papierlosen System übergegangen. Konkrete Verbesserungen zeigen sich überall: Die Buchhaltung ist vollständig digitalisiert, von der Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis zur Kommunikation mit unserem Steuerberater, der jetzt monatlich digital über DATEV mit Dokumenten versorgt wird. Früher wurden diese Dokumente physisch in Schuhkartons gesammelt und übermittelt. Auch unsere Auftragsverwaltung und die gesamte Dokumentation der Fertigungsprozesse sind jetzt digital. Das hat nicht nur unsere internen Abläufe beschleunigt, sondern auch die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen den Abteilungen verbessert. Die digitale Transformation hat unsere Arbeitsweise revolutioniert, und das Feedback der Mitarbeiter ist durchweg positiv; sie können sich kaum noch vorstellen, zu den alten Methoden zurückzukehren. Diese Veränderungen haben unsere Produktivität erheblich gesteigert und tragen dazu bei, dass wir agiler und wettbewerbsfähiger am Markt agieren können.
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Phase 3: Umzug und Modernisierung

Umzug nach Velbert:
Beim Umzug von Ratingen nach Velbert unterstützte KNS-IT HellBa bei der Einrichtung einer neuen Infrastruktur. Cisco-Switches und Ubiquiti-WiFi-Lösungen sorgten für eine stabile und schnelle Netzwerkverbindung. Ein neues Zeiterfassungssystem mit Transponderkartentechnologie wurde implementiert, und in Zusammenarbeit mit Ostertag wurde die DECT-Telefonie erweitert.

Kamerasysteme:
KNS-IT installierte ein neues Kamerasystem, das die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllte. Es ermöglicht eine zuverlässige Überwachung und trägt zur Sicherheit der Standorte bei.


Digitalisierung der Fertigung:

Die Arbeitsabläufe in der Fertigung wurden digitalisiert, indem Tablets an den Maschinen eingeführt wurden. Dadurch werden Aufträge jetzt digital übermittelt, Lagerbestände automatisch aktualisiert und Arbeitsfortschritte in Echtzeit erfasst.

Investitionen in Maschinen:
Durch die Investition in neue Maschinen wie die Schelling-Säge konnte die Produktivität erheblich gesteigert und der Materialverschnitt minimiert werden.

"Von 2020 bis 2023 konnten wir ein Umsatzwachstum von nahezu 50% verzeichnen, und das mit derselben Anzahl an Mitarbeitern in Verwaltung und Vertrieb. Das zeigt, wie stark die Produktivität pro Mitarbeiter gestiegen ist. Wir haben das Arbeitsvolumen gesteigert, ohne das Team entsprechend vergrößern zu müssen. Tatsächlich haben wir durch die Umstellung auf eine Teilzeitkraft sogar eine halbe Stelle eingespart, während wir gleichzeitig den Umsatz deutlich steigerten. Diese Entwicklungen waren messbar und haben uns gezeigt, dass die Investitionen in die IT nicht nur die tägliche Arbeit erleichtern, sondern auch direkte finanzielle Vorteile bringen.
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Kontinuierliche Betreuung und persönlicher Service
Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von HellBa war die persönliche Betreuung durch KNS-IT. Jeder Kunde erhält einen festen Ansprechpartner, der sowohl die technischen Aspekte kennt als auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens versteht. Diese enge Bindung gewährleistet Vertrauen und Kontinuität in der Zusammenarbeit.

„Wenn es wirklich kritisch wird, kann ich mich darauf verlassen, dass sie zur Stelle sind, egal zu welcher Uhrzeit oder an welchem Wochentag,“ betont der Geschäftsführer. „Diese Verlässlichkeit ist für mich von unschätzbarem Wert.“
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Ergebnisse und Vorteile

Die umfassende Unterstützung von KNS-IT hat zu signifikanten Verbesserungen bei HellBa geführt. 

Effizienzsteigerung

Durch die Digitalisierung der Prozesse wurde die Effizienz deutlich gesteigert, was sich in einem Umsatzwachstum von fast 50 % von 2020 bis 2023 widerspiegelt.
„Die messbaren Verbesserungen durch unsere digitalisierten Prozesse sind signifikant und beeinflussen mehrere Aspekte unseres Unternehmens. Die Effizienzsteigerung zeigt sich auch in unserem Umsatzwachstum.“
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Produktivitätssteigerung

Die Investition in neue Maschinen und die Digitalisierung der Arbeitsabläufe führten zu einer erheblichen Steigerung der Produktionskapazität und Auslastung.
„Früher musste man physisch auf den Speicher steigen und mühsam die Ablage aus vergangenen Jahren durchsuchen, heute erreichen wir das gleiche Ergebnis mit ein paar Klicks.“
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Remote-Arbeit und Sicherheit

Dank VPN-Lösungen und zentralisierter IT-Struktur können Mitarbeiter sicher von zu Hause arbeiten.

Verbesserte Kommunikation

Die Einführung von Office 365 und Teams hat die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen gestärkt.
Dank der Zusammenarbeit mit KNS-IT hat sich HellBa zu einem modernen, effizienten Verarbeiter technischer Kunststoffe entwickelt. Die klare Problemdefinition, zielgerichtete Lösungsansätze und die enge Zusammenarbeit mit KNS-IT waren dabei entscheidend. Der Wandel von einer rudimentären zu einer nahezu vollständig digitalisierten IT-Landschaft zeigt, dass selbst ein etablierter Mittelständler durch gezielte Innovationen seine Prozesse revolutionieren kann.
„Unsere digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem wir ständig bestrebt sind, Neuerungen zu implementieren und unsere Abläufe weiter zu optimieren,“ resümiert der Geschäftsführer. „Dieser proaktive Ansatz hat sich als äußerst erfolgreich erwiesen und ermöglicht es uns, agil und zukunftsorientiert zu bleiben.“
Bashkim Bajrami
Geschäftsführer

Bashkim Bajrami

Geschäftsführer

HellBa Kunststoffe GmbH