Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung oder ein System, das entwickelt wurde, um die Erstellung, Speicherung, Organisation, Verwaltung und den Zugriff auf elektronische Dokumente und Dateien in einer Organisation oder einem Unternehmen zu erleichtern. Das Hauptziel eines DMS besteht darin, den Umgang mit Dokumenten zu verbessern, die Dokumentenverwaltung zu automatisieren und die Effizienz bei der Arbeit mit Dokumenten zu steigern.

Hier sind einige wichtige Funktionen und Merkmale eines Dokumentenmanagement-Systems:

1. Dokumentenarchivierung: Ein DMS ermöglicht die sichere Speicherung von elektronischen Dokumenten, Dateien und Inhalten. Dies ersetzt physische Akten und reduziert den Bedarf an Papierdokumenten.
2. Dokumentenindizierung und Metadaten: Dokumente werden mit Metadaten versehen, die sie beschreiben und kategorisieren, um die Suche und den Zugriff zu erleichtern. Dies kann beinhalten, wer das Dokument erstellt hat, das Erstellungsdatum, die Dokumentenart und andere relevante Informationen.
3. Versionskontrolle: Ein DMS ermöglicht die Verwaltung von Dokumentenversionen, um sicherzustellen, dass Benutzer immer auf die aktuellste Version zugreifen können. Änderungen und Revisionen werden verfolgt und protokolliert.
4. Zugriffskontrolle: Berechtigungen und Zugriffsrechte können für Dokumente und Ordner festgelegt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
5. Suchfunktionen: DMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente nach Schlüsselwörtern, Metadaten und anderen Kriterien schnell und einfach zu finden.
6. Workflow-Integration: Einige DMS-Systeme bieten die Integration von Workflows, die die automatisierte Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, Überprüfung und Freigabe ermöglichen.
7. Dokumentenfreigabe und -kollaboration: DMS unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dokumenten innerhalb der Organisation oder mit externen Partnern. Benutzer können gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Kommentare hinterlassen.
8. Sicherheit und Compliance: Ein DMS bietet Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Dokumenten und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Datenschutzrichtlinien.
9. Berichterstattung und Analysen: Die Systeme können Berichte und Analysen über die Nutzung und Aktivitäten von Dokumenten generieren, um Einblicke in die Dokumentenverwaltung zu erhalten.

Dokumentenmanagement-Systeme werden in verschiedenen Branchen und Organisationen eingesetzt, um den Umgang mit Dokumenten zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern, die Sicherheit zu erhöhen und den Zugriff auf wichtige Informationen zu erleichtern. Sie sind besonders nützlich in Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten und Informationen verwalten müssen, wie beispielsweise Rechtsanwaltskanzleien, Gesundheitseinrichtungen, Regierungsbehörden und Unternehmen aller Art.